COM FUNCIONA
Aquesta pàgina explica què fa el sistema amb cada lead i què fa el teu equip en cada moment, seguint una persona d'exemple: l'anomenarem Marta.
La Marta omple el formulari del teu anunci demanant informació. En aquell mateix moment, sigui l'hora que sigui i qualsevol dia, rep un WhatsApp en nom de la teva clínica que l'avisa que el xat és automàtic. El missatge li diu quan li trucarà el teu equip, dins de l'horari de la teva clínica (per exemple, «demà al matí»), i li deixa dos botons, «Vull cita» i «Tinc dubtes», per si prefereix avançar per escrit què necessita.
Si prem «Vull cita» o escriu que la vol, el sistema li confirma que li trucareu. Si prem «Tinc dubtes» o escriu una pregunta, el sistema respon només el que hi ha a les dades de la teva clínica, com l'adreça o l'horari. Per a la resta, li diu que li trucareu per resoldre-ho, i el que ha demanat queda anotat igualment, perquè el teu equip ho tingui al davant en trucar. Li respon en català o en castellà, segons la llengua en què escrigui.
La Marta apareix al full compartit de la teva clínica —un full que el sistema manté al dia i que el teu equip consulta— amb el seu nom, el seu telèfon i el que ha demanat. El teu equip li truca en el moment anunciat al primer WhatsApp i anota el resultat al full: cita (amb dia i hora), s'ho pensa, no està interessada o no localitzable.
Si una trucada porta més d'un dia laborable sense fer-se, el full la marca en taronja; als dos, en vermell. I si alguna cosa no pot esperar, com un pacient amb dolor, la seva línia del full es marca com a urgent i a la teva clínica li arriba a més un avís per correu.
El teu equip li truca, no la localitza i ho anota. El sistema fa el seguiment per tu: missatges espaiats que insisteixen sense atabalar; l'últim anuncia una segona i última trucada de la teva clínica.
Tan bon punt la Marta contesta o prem un botó, el seguiment s'atura i, si demana que li truquin, el full la torna a marcar per trucar. Si la segona vegada tampoc no la localitzen, el sistema deixa d'escriure-li, però els botons queden al xat per sempre: si prem «Vull cita» setmanes després, torna a aparèixer al teu full.
Quan el teu equip anota la cita amb dia i hora, la Marta rep la confirmació per WhatsApp amb la data, el nom de la teva clínica, l'adreça i un botó «Com arribar-hi». El dia abans de la cita, el sistema li envia el recordatori amb dos botons, «Canviar el dia» i «Anul·lar la cita». Si demana un altre dia, apareix al teu full perquè el teu equip li truqui i recol·loqui la cita; si l'anul·la, el sistema li pregunta si vol una altra data, i si l'anul·la el mateix dia, a la teva clínica li arriba a més un avís per correu.
Si el teu equip canvia o anul·la la cita al full, el sistema ho comunica a la Marta; i si la Marta no s'hi presenta, el teu equip ho anota i el sistema li escriu per buscar una altra data.
Si el teu equip anota que s'ho pensa, el sistema li torna a escriure més endavant, amb missatges espaiats, per si ja ha decidit. Si anota que no està interessada, el sistema no li torna a escriure. I si la Marta escriu BAIXA, rep la confirmació a l'instant i no torna a rebre missatges ni trucades (si ja té cita, el sistema només l'avisa dels canvis que hi hagi).
Quan un lead escriu o omple el formulari, la resposta surt a l'instant, a qualsevol hora i qualsevol dia: és el que espera. El mateix passa quan el teu equip anota o canvia una cita. Els missatges que el sistema envia per iniciativa pròpia —seguiments i recordatoris— surten tots els dies entre les 8.00 i les 22.00. De matinada la gent dorm: un missatge a aquestes hores no es contesta, molesta, i WhatsApp pot tractar-lo com a spam i penalitzar la reputació del número de la teva clínica. Per això el sistema espera a l'horari en què els missatges sí que funcionen.
El teu equip fa dues coses: trucar a cada lead quan apareix al full i anotar el resultat (també si va venir o no a la cita). Al mateix full decideix, a més, què fa amb qui escriu al WhatsApp de la teva clínica sense venir dels teus anuncis ni de la teva web. Treballa amb el full compartit i, per a allò urgent, amb l'avís per correu: no xateja amb els leads, no configura res i no aprèn cap programa nou. Tota la resta —el primer WhatsApp, el seguiment, la confirmació, el recordatori i el registre— ho fa el sistema.
Vols posar el sistema a treballar a la teva clínica? Escriu-nos i et responem per correu amb els passos per començar.