CÓMO FUNCIONA
Esta página explica qué hace el sistema con cada lead y qué hace tu equipo en cada momento, siguiendo a una persona de ejemplo: la llamaremos Marta.
Marta rellena el formulario de tu anuncio pidiendo información. En ese mismo momento, sea la hora que sea y cualquier día, recibe un WhatsApp en nombre de tu clínica que le avisa de que el chat es automático. El mensaje le dice cuándo la llamará tu equipo, dentro del horario de tu clínica (por ejemplo, «mañana por la mañana»), y le deja dos botones, «Quiero cita» y «Tengo dudas», por si prefiere adelantar por escrito qué necesita.
Si pulsa «Quiero cita» o escribe que la quiere, el sistema le confirma que la llamaréis. Si pulsa «Tengo dudas» o escribe una pregunta, el sistema responde solo lo que está en los datos de tu clínica, como la dirección o el horario. Para lo demás, le dice que la llamaréis para resolverlo, y lo que ha pedido queda anotado igual, para que tu equipo lo tenga delante al llamar. Le responde en castellano o en catalán, según el idioma en que escriba.
Marta aparece en la hoja compartida de tu clínica —una hoja que el sistema mantiene al día y que tu equipo consulta— con su nombre, su teléfono y lo que ha pedido. Tu equipo la llama en el momento anunciado en el primer WhatsApp y anota el resultado en la hoja: «cita» (con día y hora), «se lo piensa», «no interesado» o «no localizable».
Si una llamada lleva más de un día laborable sin hacerse, la hoja la marca en naranja; a los dos, en rojo. Y si algo no puede esperar, como un paciente con dolor, su línea de la hoja se marca como urgente y a tu clínica le llega además un aviso por correo.
Tu equipo la llama, no la localiza y lo anota. El sistema hace el seguimiento por ti: mensajes espaciados que insisten sin agobiar; el último anuncia una segunda y última llamada de tu clínica.
En cuanto Marta contesta o pulsa un botón, el seguimiento se detiene y, si pide que la llamen, la hoja la marca de nuevo para llamar. Si tampoco se la localiza la segunda vez, el sistema deja de escribirle, pero los botones quedan en el chat para siempre: si pulsa «Quiero cita» semanas después, vuelve a aparecer en tu hoja.
Cuando tu equipo anota la cita con día y hora, Marta recibe la confirmación por WhatsApp con la fecha, el nombre de tu clínica, la dirección y un botón «Cómo llegar». El día antes de la cita, el sistema le envía el recordatorio con dos botones, «Cambiar día» y «Anular cita». Si pide otro día, aparece en tu hoja para que tu equipo la llame y recoloque la cita; si la anula, el sistema le pregunta si quiere otra fecha, y si la anula el mismo día, a tu clínica le llega además un aviso por correo.
Si tu equipo cambia o anula la cita en la hoja, el sistema se lo comunica a Marta; y si Marta no se presenta, tu equipo lo anota y el sistema le escribe para buscar otra fecha.
Si tu equipo anota «se lo piensa», el sistema vuelve a escribirle más adelante, con mensajes espaciados, por si ya ha decidido. Si anota «no interesado», el sistema no vuelve a escribirle. Y si Marta escribe BAJA, recibe la confirmación al momento y no vuelve a recibir mensajes ni llamadas (si ya tiene cita, el sistema solo le avisa de los cambios en ella).
Cuando un lead escribe o rellena el formulario, la respuesta sale al momento, a cualquier hora y cualquier día: es lo que espera. Lo mismo cuando tu equipo anota o cambia una cita. Los mensajes que el sistema envía por iniciativa propia —seguimientos y recordatorios— salen todos los días entre las 8:00 y las 22:00. De madrugada la gente duerme: un mensaje a esas horas no se contesta, molesta, y WhatsApp puede tratarlo como spam y penalizar la reputación del número de tu clínica. Por eso el sistema espera al horario en el que los mensajes sí funcionan.
Tu equipo hace dos cosas: llamar a cada lead cuando aparece en la hoja y anotar el resultado (también si vino o no a la cita). En la misma hoja decide, además, qué hacer con quien escribe al WhatsApp de tu clínica sin venir de tus anuncios ni de tu web. Trabaja con la hoja compartida y, para lo urgente, con el aviso por correo: no chatea con los leads, no configura nada y no aprende ningún programa nuevo. Todo lo demás —el primer WhatsApp, el seguimiento, la confirmación, el recordatorio y el registro— lo hace el sistema.
¿Quieres poner el sistema a trabajar en tu clínica? Escríbenos y te respondemos por correo con los pasos para empezar.